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发布时间:2020-02-17 13:53:04 阅读: 来源:千斤顶厂家

企业信息化建设的探讨---苏州美瑞德建筑装饰有限公司

关键词:信息化 节流 创收 系统平台

企业的信息化,就是企业在整个生产和运营管理过程中,利用信息技术手段来改造和提升自身管理水平的过程。在这一过程中,企业应当不断挖掘先进的管理理念,通过引进先进的信息技术和管理手段去整合企业现有的经营、管理、业务、设计等内容,及时地为企业的“三层决策”系统(战术层、战略层、决策层)提供准确、高效的数据信息作为决策参考,以便对需求做出迅速的反应,加强企业的“核心竞争力”。就如上世纪工业生产化时出现的流水线模式一样,流水线改变了现代工业的生产方式,极大的提高了劳动生产率,创造了更多的社会价值和经济价值,如今的信息化则将会改变现代企业的生存和发展的方式。

企业实现信息化的现实好处

企业实施信息化首先要解决一个问题:企业为什么要实施信息化。正确的答案应该是,我们的企业实施信息化是为了提高劳动生产率,为了从高劳动生产率中得到较大的回报。离开这一点,这个信息化就没必要去做它了。否则的话,建设信息化的资金投入进去,人员投入进去,企业的生命期也投入进去,最后实现的只是让企业的员工有个电脑可以操作,可以发些邮件,打些报告,查些资料,审批一些流程,做些专业的工作,附加玩一些游戏,如果仅仅这样停留在简单的低层次上的信息化上面,还不如将这些资金投入到企业的再生产循环中去来得有利。我们要实施的信息化,就是要从信息化中得到真正的时间上的利益及资金上的利益,全方位的提升企业的综合竞争能力,让企业的生产得到最大化的回报。

时间上的利益是显而易见的,比如你有一项决策,准备动用多少资金,多少人员,多少协助,涉及多少方面,你提交了一个报告,这个报告在你提交的一瞬间就自动将这些数据分析整理并提交上去。一旦该决策通过,相关的部门,如财务部门马上能见到他的资金动态情况发生了变化,在他的整个资金安全范围内可以按你资金使用的时间来给你预留这部份资金,即将这部份资金冻结成仅供你使用;如果超出安全范围,则将给其他管理人员一个要求处理的报告。这样,在你今后实施你的决策的过程中完全不用考虑资金上的问题了。同时在人员调度方面,因为相关的数据已同步到了人员协调中心,如到了某部门主管电脑中,在待办事宜中他即可以查询部门人员工作情况,根据你需要的时间、人员等信息来安排相应的人员,并预计准备的工作,将需要的人员设备等预先作好调度。甚至该决策所涉及到的某些方面,还可由相关的人员补充完善,一人计短,二人计长,相关人员可根据各自的经验将你决策中未考虑周全的未考虑深入的地方加以补充完善。所有这些平时要靠许多工作经验丰富的员工来谨慎的处理的事件,就在这个信息化平台上极为规范的快速的做好了。你的决策立即就可以得到贯彻执行。效率和时间的提高是显而易见的。

下面谈一下资金上的利益。众所周知,企业的利润来源于内和外二方面,内部的指节流,外部的指创收。在信息化高度集成的企业,节流无疑会达到几乎完美的境界,小到办公文具的多次领用、电话通话的时间和次数、重复寻找文件所花的时间等等,大到重复的人员工作,冗余的人员编制,这些多余的重复的事情及工作造成的浪费和因工作流程设置不合理或没有设置造成的重复和浪费,都可以通过高集成度的信息化系统平台将它们一网打尽,也就是将节流进行到底;

创收涉及到信息,涉及到企业的产品质量和服务,涉及到业务的承接和企业的品牌。我们将自身的问题解决了,质量和服务通过系统化的、规范化的、考虑到各种意外情况发生的及预先准备好应对方案的信息化平台强制性的流程性的执行后,就过得硬了,就有极强的竞争力了。有高竞争能力的企业的品牌能差吗?显然,内在的强制性的系统信息化平台带给企业的不仅仅只是一个自动的流程处理机器,更是一个全面提升企业生存和竞争能力的发动机。

如前所述,你的决策一旦开始实施了,因为几乎所有的方面都已考虑到,企业已经为实施这项决策作了方方面面的准备工作了,它的顺利执行是可想而知的。由于这项决策将产生的效益从制订这项决策的时候就可以预先知道,所以这些数据还将在为企业决策者提供企业远期预期分析中提供数据支持。

二、深入信息化的一个实例

以上简单的分析了一个决策在信息化企业中的执行情况,下面我将结合苏州美瑞德建筑装饰有限公司的信息化实施情况,简略的介绍一下信息化可以在建筑装饰企业如何的被执行,以便大家能对信息化有更多一些直观的认识:截止到2007年底,我们美瑞德建筑装饰有限公司信息中心通过多年贯彻落实公司的信息规划要求,已经实现了网络办公平台化,通过给每个员工制作的唯一数字签名,把日常所有工作流程都纳入到我们信息化网络办公平台中。尤其是在2007年,我们通过VPN服务器的架设,将独立于公司之外的办事处、正在建设中的工程项目办公场所,都统一纳入到网络办公平台中。这样公司所有的日常工作流程都可以在这个平台运转起来。从而提高我公司员工的工作效率,降低公司的运行成本,提高公司整体竞争力。

以下分几方面简要的分析一下该系统平台的使用情况:

业务部门可通过本地或远程登录系统,将业务人员所获得的信息、所跟踪的项目动态及时的记录上去,以方便其他公司员工参考决策。

设计施工等部门中,我们采用的是和公司所有职能部门相结合的系统构架,从设计到施工再到竣工,我们将工程的每个环节都考虑进去,将它集成在系统中。这样带来几个好处,首先是每个工程,它的运作,它的每一个环节每一个步骤,都有规范的要求,这样,一些工程上的通病,完全可以在这个系统中被排除掉;其次,每个做成功的工程,我们都有它的一份从业务人员联系,到项目招投标,再到设计、工程施工,管理过程,各部门各员工参与情况,直到工程完工的完整的记录情况,这样我们就可以将这些运作过的工程做为一个个案例,让相关人员进行分析和研究,以便找出我们在这些工程项目中的不足之处和值得肯定的地方,再针对性的加以更改和加强。这种操作方式,也正是不断地提高我们的设计水平和工程施工质量的一个保证。

财务部门中,系统平台可实现将公司内部发生的任何费用情况(从费用申请人的申请报告,该费用所涉及的方面,到该报告的审批流程及相关意见),都及时的,动态的反应在系统平台的图文报告中(在2008年上半年我们实现了预警机制,即超出预设值的报告将自动发出一份警告通知,告知相关人员必须对该报告进行分析及处理),这样财务人员可根据该系统中的数据及公司资金状况及时有效的进行处理,大大节省资金调度手续和时间。同时该系统平台还可以汇总工程情况,产生未来几个月会发生的费用(根据各类申请报告自动提取数据并可追踪该审批报告)并产生相应图表来直观的反应费用可能发生的情况,同时该系统还实现了比照功能,即对照类似工程、往年资金运转情况,产生比对图表,方便各相关员工实时掌握相关资料,进行相应的分析并作相应决策。

材料管理是每个公司资金管理中的一个重点,我公司的材料价格管理子系统,完全整合在公司的网络办公平台中。基础数据由材料管理部门专人负责调查、询价、比价、录入(每项基础数据还可追踪其不同时间的询问价格和实际采购价格)。其他部门在使用时,不仅可以快速查询,快速申请采购,还可以对在该工程中发生材料的情况进行实时汇总,并将汇总信息及时通知预定该信息的相关员工。财务统计部门则由此可以得到自动汇总的关于某工程所有发生费用情况的详细报告。此功能在公司领导掌握公司资金流情况中相当方便有效。

在现场工程管理方面,因采用VPN接入方式,工程现场的管理人员可远程连接到公司内部系统平台中,日常的工程管理、施工处理等等,都有一系列公司内部规范和流程。每个现场施工管理人员都可以,也必须在系统平台中完成相应的操作,如填写工作日志,采购材料,施工图片,与业主的沟通情况,工程中发生的事件等等。这些基础数据的填写,使用我们公司的高层管理部门有了一种手段来实时的掌握该工程的动态信息。相关管理人员就能在系统平台中看到该工程进行的各种情况的图文报表,从工程进度,到所使用的材料设备,再到现场管理及施工人员,甚至将与业主沟通的情况等等信息都完整的写入系统平台中。这样,管理人员在电脑前只需轻轻一点就能得到自己需要的信息。一些重要的数据,如某项材料使用超标,或某进度未在规定的极限时间内完成,这些关键数据,都可以通过预设警报值,一旦达到或超出,则系统会自动发出红色告警,以便让管理人员在第一时间就能作出相应的处理。在稍后实施的公司信息化规划方案中我们将把这些警告信息通过手机短信的方式直接发送给相关人员,并将进一步加强对各工程的实时管理,安装远程监控探头,并成立专门的专家小组进行监督和处理。

目前,在我公司的网络办公平台中,我们已实现远程和本地办公的自动化,其中也顺带实现了即时通信的功能,即在任何时候,在平台中的任何员工,不论身处何地(即在公司内部或工程现场或其他办公场所),都可进行实时文本信息沟通,传送文档,开启一个多方文本会议。现阶段我们已在公司内部实现了内部视频会议,预计到明年初我们将实现远程视频会议,界时远在公司之外的施工现场和办事处都将完全与公司内部融为一体。

除此之外,公司在日常管理中,通过对指纹考勤系统、门禁系统、甚至食堂售饭系统等的二次开发,将之融入到办公平台中,将员工的出勤、进出等情况的数据自动采集到平台数据库中,方便人事等相关部门对员工进行相关考核和使用;在对外宣传方面,公司早在几年前就建成企业对外网站(www.mrdzs.com),并作了些相关宣传,以在互联网上有个宣传的窗口。所有这些工作的开展和深入,都是建立在公司对信息高集成、基础数据充分有效利用的企业信息化理念基础之上的。

三、结语

企业的信息化,从实现的效果上来说,一方面确实能大大提高企业的生产效率,减少各种不合理的环节(因为研究种种流程的过程中自然会将不合理的环节隔离掉),再一方面由于企业的效率提高自然会带来各种资源的节省,提高企业的竞争力。同时我们也要看到,在实施信息化的过程中,也是有很多困难和障碍的。我公司从一开始的简单局域网数据库平台,走到目前实施的整合型网络办公平台,无不凝聚了从公司领导到IT实施人员再到各管理人员的辛劳和汗水,其中的调研,测试,实施等等,从来没有顺顺当当的一步到位的,总有这样那样的问题存在。问题本身的存在并不可怕,只要有问题,就一定能够解决,所以在这里企业最高领导的强力支持是企业信息化实施成功的一个首要的和重要的保证。

当然我公司的信息化的道路还是有很多路要走,业界有一些先进的管理方式,先进的理念,在今后我们将根据公司的具体情况,把它们逐步的引入进我们的管理平台中。当然,我们不会为了引入而引入,引入的目的是为了提高公司的劳动生产率,将企业的利益最大化,离开这一点,再先进的管理理念都只能将它停留在纸上。

企业信息化不是一天两天能建成的,需要公司领导层不断支持和相关IT人员对公司的管理进行深入的分析和处理,理解公司管理理念,创造性地把现代化信息技术融入管理艺术里,这样我们才能实现信息技术和企业管理的完美结合,为企业带来最大化的附加效益。 苏州美瑞德建筑装饰有限公司 梁师景 2008-9-8

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